Una universidad privada en el norte de México
Un CRM de admisiones automatizado, y cada comentario de encuesta revisado
El equipo de admisiones tenía sus listas de prospectos en archivos separados y clasificaba a mano miles de comentarios de encuestas. Le construimos un CRM que le dice a cada asesor a quién llamar después, y un sistema que lee y clasifica cada comentario.
- 1,158
- Comentarios de alumnos analizados
- 36%
- De las respuestas clasificadas a mano tenía un error de etiquetado
- 5
- Asesores de admisiones en un solo CRM
La situación
Los aspirantes llegaban por campañas, visitas al campus y formularios en papel, y el equipo de admisiones los tenía en archivos separados, sin una lista compartida de a quién llamar después.
La universidad también encuesta a sus alumnos. Más de mil comentarios abiertos se clasificaban por tema a mano, entre varias personas, y cada una aplicaba los temas de forma un poco distinta.
Lo que construimos
Un CRM de admisiones con todos los aspirantes en un solo lugar. Cada asesor abre una lista de llamadas que se reconstruye sola cada dos minutos según la última llamada de cada aspirante: las llamadas perdidas regresan a la hora indicada y las devoluciones de llamada caen en el día correcto. Registrar una llamada toma una sola pantalla. Además incluye mensajes de WhatsApp listos para enviar, agenda de visitas, seis etapas desde el primer contacto hasta la inscripción y una vista para la coordinación.
Un sistema de análisis de encuestas que lee cada comentario, etiqueta sus temas según reglas escritas y reconstruye el reporte que el equipo ya usaba. Después revisamos lado a lado cada etiqueta de la versión hecha a mano y de la versión del sistema.
Qué cambió
La revisión encontró al menos un error de etiquetado en el 36% de las respuestas clasificadas a mano (414 de 1,149). Contra las mismas reglas escritas, la versión hecha a mano tenía 409 etiquetas que el comentario no sustentaba; la del sistema tenía una.
El CRM está en pruebas con los cinco asesores de admisiones. Resultados de uso real: [pendiente].